Как умните конференц зали подобряват ефективността на офиса?

В днешната бързо развиваща се офисна среда ефективността на срещите директно влияе върху функционирането и качеството на взимането на решения на предприятията. Традиционните зали за срещи често имат проблеми като трудности при резервация, объркани оборудвания и лоша комуникация. Появлението на умни зали за срещи предоставя на предприятията по-ефективно и удобно решение за срещи. Така както умните зали за срещи подобряват офисната ефективност?

#tabnote10.1 #androidtablet #windowstablet #windowstabletcomputer #windowsintablet #tabletcomputer #meetingroombooking

Ако искате повече подробности, моля свържете се с мен на

Whatsapp: +86-13501581295

E-mail：[email protected]

Уебсайт:https://www.uhopestar.com/

#conferenceroombooking #bookingofmeetingroom #conferenceroomreservationsystem #meetingroomreservationsystem #pctabletcomputer #roomscheduler

Често срещани проблеми с резервации на конференц залите

В дневните операции на предприятията срещите са важна част от комуникацията и вземането на решения. Всичко пак много фирми често срещат следните трудности в управлението на конференц залите:

1. Конференц зала е заета:Мислех, че съм резервирал конференц зала, но когато стигна на мястото, забелязах, че тя е заета от друга екип. Морах да търся ново място временно, което повлия на хода на срещата.

2. Дублиращи се резервации или празници:Някои срещи бяха отменени поради промени в графиката, но конференц залата не беше освободена навреме, което доведе до губеж на ресурси.

3. Забъркана информация за резервации:Традиционното ръчно записване или управление чрез Excel е склонно към грешки и не може ясно да проследява организираните срещи.

4. Временни промени са трудни за координиране:Неочаквани срещи и времеви корекции често изнемогват менажерите, което води до хаотични срещи.

За да се решат тези проблеми, бяха разработени интелигентни системи за резервация на конференции.

#roombookingsystems #tabletnfc #conferenceroomdisplay #meetingroomdisplay #meetingroomscheduler #poetablet #displaymeetingroom

Как интелигентната система за резервация на конференции намалява конфликтите между залите?

1. Реално време на линия резервация, за да се избегнат повторящи се конфликти

Умната система за резервации използва облачно управление, което позволява на служителите да проверяват състоянието на конференц залите и да правят онлайн резервации във всеки момент и от къде и да е, за да се гарантира, че няма да има повторно заети пространства. След успешната резервация системата автоматично актуализира статуса на конференц залата, за да се избегнат повторни резервации от други.

#androidtablet #androidtablets #tablet #tablets #factory #tabletfactory #manufacturer #oem #odm

2. Интелигентно разпознаване на празните конференц зали и оптимизация на използването на ресурсите

Системата поддържа автоматична освобождаване на незадупвани конференц зали, например:

Ако организаторът на срещата не се регистрира във указаното време, системата може автоматично да отмени резервацията и да освободи ресурсите.

Ако срещата приключи по-рано, потребителят може ръчно да освободи конференц залата, така че други екипи да могат да я използват незабавно.

  

3. Умни напомняния и известия, за да се намали човешкото пропускане

След като събитието е запланувано, системата ще известява участниците предварително чрез имейли, уведомления в приложението или напомняния в WeChat/DingTalk, за да се избегне забравянето или закъснение.

Ако времето на срещата се промени, системата автоматично ще известява свързаните лица, без нужда от индивидуална комуникация, което повишава работната ефективност.

#meetingtablet #Commercialtablet #AndroidTablet #digitalsignagedisplay #digitalsignagemonitor #digitalscreen #digitalsignage #advertisingposter

4. Табелът на конференц залата е ясен на първи поглед, за да се избегне грешно заето.

Интелигентната система за резервация на срещи може да бъде свързана с конференционния таблет или електронния табел, за да показва резервационната информация в реално време на вратата на конференц залата, като например:

• Име на срещата
• Запланирано време
• Участници
• Текущ статус на използване (свободно/заето)

По този начин участниците могат да видят статуса на конференц залата на първи поглед, за да се избегнат грешки при заето и конфликти.

#digitalsigns #advertisementtablet #digitalsignagemonitor #digitalsignagedisplayscreens

5. Гъвкаво коригиране на резервацията за да се подобри ефективността на планирането на срещи

Ако срещата трябва да бъде продължена или променена, потребителят може директно да подаде заявка за продължителност в системата. Системата ще автоматично провери дали има конфликт и ще предложи налични времеви интервали, което значително намалява времевите разходи при ръчната координация.

    

Преимущества на умните конференц зали

1. Лесна резервация и управление на срещи

Методът за резервация на традиционните конференц зали обикновено се основава на ръчна регистрация или електронна комуникация, което лесно може да доведе до повторни резервации или загуба на ресурси. Умните конференц зали използват интелигентни системи за резервации, които позволяват онлайн резервации, реално време за запитване на използването на залата и дори безшовна интеграция с корпоративните календари, за да се гарантира ефективното използване на конференц залите.

2. Автоматизирано управление на конференционното оборудване

Многоброените съветвания пропасват много време при настройката на оборудването, като например проблеми с връзката на проекторите и несъответствията на аудиоуредите. Умните конференц зали използват технологията на интернета на нещата (IoT), за да постигнат централизирано управление и дистанционно контролиране на оборудването. Например, преди началото на съвещанието системата автоматично може да регулира осветлението и температурата, да тества предварително аудио и видео уредите и да се увери, че всичко функционира коректно.

3. AI умни помпомощници подобряват ефективността на срещите

Умните конференц зали могат да бъдат оборудвани с AI гласови асистенти, които помогnat на участниците бързо да изтеглят програмите на срещите и протоколите от предишни срещи, както и да предлагат реално време на превод, преобразуване на реч в текст и други функции. Участниците могат да контролират оборудването чрез гласови команди, като например отваряне на PPT, регулиране на звука, записване на ключови точки и т.н., което значително намалява ръчните операции и подобрява ефективността на срещите.

4. Умни записи от срещите и съхранение на съдържание

Традиционните събрания изискват ръчно записване на протоколи, което лесно може да пропусне ключова информация. Умната конференц зала е оснащена с интелигентна система за запис и реално време транскрипция, която автоматично записва речевия съдържание и дори може да генерира протоколи от срещата и да ги изпраща на свързаното персонал. Едновременно, системата за управление на срещи, базирана на облачно съхранение, позволява да се проследи съдържанието на срещата във всеки момент, за да се подобри изпълнимостта на последващите работи.

5. Дистанционно сътрудничество и seemless комуникация

Под глобалния офисен модел, дистанционните срещи са станали норма. Умните конференц зали поддържат системи за високоразрешителни видеоконференции, предлагайки ниско забавяне и висококачествен аудио и видео опит, позволяваейки на дистанционните екипи да се комуникират толкова гладко, колкото и при лично срещане. Едновременно, функции като умно споделяне на екран и дистанционни интерактивни белодъски правят сътрудничеството по-ефективно и интуитивно.

6. Анализ на данни оптимизира решенията на срещите

Умните конференц зали могат да собираят данни за срещите, като продължителност на срещата, участие, ключови точки на решенията и т.н., и да помогнат на компании да оптимизират процесите на срещите чрез анализ на данни. Например, системата може да анализира кои срещи са прекалено дълги и неефективни, да препоръчва промяна в времето на срещите или да установи чиито изказвания от членовете на екипа са по-конструктивни, оптимизирайки по този начин бъдещите аранжиранти на срещите.

7. Зашитаване на околната среда и енергоспестяване, подобряване на комфортът в офиса

Умните конференц зали не само се фокусират върху ефективността, но и вземат предвид защитата на околната среда и енергоспестяването. Например, когато няма никого в конференц зала, системата може автоматично да изключва светлините и климатизаторите, за да се намали енергийната загуба. Освен това, системата за мониторинг на качеството на въздуха може автоматично да регулира вътрешния въздух, предлагайки по-комфортна среда за срещите, позволявайки на участниците да остават в най-добрия си статус.

    

Как да изберете таблет за резервации на конференции, подходящ за предприятието?

Таблетът за резервации на конференции е важна част от интелигентната система за резервации на конференции. Може да показва резервационна информация по интуитивен начин и поддържа операция с докосване. При избора на конференционни таблети различните предприятия трябва да вземат предвид размера на екрана, хардуерната конфигурация и допълнителните функции.

1. Сравнение на различни размери (10.1 дюйма, 13.3 дюйма, 14 дюйма, 15.6 дюйма)

• 10.1 дюйма:подходящ за малки зали за конференции или лични работни места, гъвкава инсталация, минимално заето пространство.
• 13.3 дюйма:още по-подходящ за малки и средни зали за конференции, по-голям екран, по-ясно представяне на съдържанието.
• 14 дюйма:съчетава размер и визуален опит, подходящ за повечето корпоративни зали за конференции.
• 15.6 дюйма:голям екран, подходящ за люксозни конференц зали или корпоративни штаб квартири, най-добър визуален опит.

  

2. Сравнение на хардуерна конфигурация (RK3566 vs. RK3399)

RK3566:

• Четироядрен процесор, ниско энергопотребление, подходящ за обичайните нужди за резервация на конференции.
• Работи гладко и поддържа показване с разрешение 1080P, подходящ за малки и средни конференц зали.

RK3399:

• Шестиядрен процесор, по-силна производителност, поддържа показване с разрешение 4K висока дефиниция.
• Подходящ за конференц зали, които изискват сложни взаимодействия и висока производителност.

  

3. Сравнение на допълнителни функции (PoE, NFC, с осветление и без осветление)

PoE (Power over Ethernet):

• Подходящо за предприятия, които искат да опростят проводката, без да е необходим допълнителен электричен кабел, а инсталацията е по-гъвкава.
• Подходящо за сценарии, които искат да намалат разбъркването на кабели и да подобрят стабилността на устройствата.

NFC (Близко полево комуникационно):

• Поддържа регистрация чрез NFC карта или мобилен телефон, което улеснява удостоверяването на личност в конференз залите и управлението на сигурността.
• Подходящо за вътрешни нужди за идентификация в предприятията, като служители преминават карти за да получат достъп до конференз залите.

С осветление и без осветление:

• С осветление:Има индикаторна светлина за състояние, която може да показва състоянието на използването на конференз зала чрез червена/зелена/сина светлина и може да бъде забелязана отдалеч.
• Без осветление:Подходящо за случаи с високи изисквания за естетика и не искат да бъдат disturбиран от допълнителни източници на светлина.

   

4. Как да направим избор?

(1) Ако вашата корпоративна конференц зала е малка, препоръчително е да изберете таблет с 10.1- или 13.3-инчов екран, който е икономически ефективен.

(2) Ако искате по-добри визуални впечатления, можете да изберете таблет с 14- или 15.6-инчов екран.

(3) За обикновени нужди за резервация на срещи RK3566 е достатъчен. Ако компанията има високи перформансни изисквания, препоръчително е да изберете RK3399, който работи по-стабилно и поддържа повече функции.

(4) Имате нужда от упростяване на проводките? Изберете осигуряване на енергия чрез PoE.

(5) Имате нужда от идентификация? Изберете функция NFC.

(6) Имате нужда да показвате статуса на срещата отдалеч? Изберете модел с лампа.

Заключение

Умната система за резервация на конференции не само решава проблемите в традиционното управление на залите за събрания, но и оптимизира разпределението на предприемаческите ресурси и подобрява общата офисна ефективност. Изборът на правилната таблетка за резервация на конференции е важен étape, за да се направи системата да функционира най-добре. Предприятията могат да изберат най-подходящия размер на екрана, хардуерна конфигурация и допълнителни функции според собствените си нужди, като вземат предвид размера на залата за събрания, честотата на употреба и бюджета, за да направят управлението на конференциите по-интелигентно и ефикасно.